Der Zeitplan – Zeitmanagement Teil 6

10 Feb

Zeitplanung

Im vorerst letzten Teil meiner Serie Zeitmanagement möchte ich den Zeitplan behandeln. Ich habe ihn absichtlich ans Ende der Serie gepackt, weil sich in ihm alle anderen Taktiken verwenden lassen.

Ein Hinweis: Der Zeitplan ist nicht für jeden geeignet. Du brauchst für ihn sehr viel Disziplin und wenn es dir keinen Spaß macht mit Zeitblöcken zu jonglieren, solltest du es besser gleich lassen. Probier dann lieber eine der anderen Möglichkeiten.

Von Steinen, Kieseln und Sand

Ich weiß, dieser Mythos ist weit verbreitet, aber ich finde sie so aussagekräftig und mag sie so gerne, dass ich sie in meiner eigenen Version erzählen möchte.

Der Professor steht vor seinen Studenten. Vor sich hat er ein großes Glasgefäß. Er holt einen Eimer hinter seinem Pult hervor und füllt das Glas bis oben hin mit lauter dicken Steinen. Dann fragt er seine Studenten: „Ist dieses Glas voll?“ Die Studenten sind verwundert über die Frage mit einer so offensichtlichen Antwort; sie bejahen.

Der Professor holt einen zweiten Eimer hinter dem Pult hervor und schüttet lauter Kieselsteine in das Glasgefäß, die sich nach ein bisschen Rütteln zwischen den großen Steinen verteilen. Der Professor fragt noch einmal „Ist das Glas jetzt voll?“ Die Studenten tauschen wieder Blicke, sind sich aber sicher, dass das Glas dieses Mal voll ist.

Der Professor holt einen dritten Eimer heraus und schüttet feinen Sand in das Glas, der mit Leichtigkeit in die Lücken zwischen den Kieselsteinen rutscht. Er fragt wieder „Ist das Glas jetzt voll?“ Die Studenten fühlen sich ein wenig veräppelt, sind sich aber alle einig, dass das Glas jetzt wirklich, eindeutig und komplett voll ist.

Der Professor betrachtet seine Studenten ernsthaft: „Und, was lernen wir daraus?“, jetzt wollen die Studenten ihre Schmach wieder gut machen und geben eifrig Handzeichen: „Wenn wir mit dem Sand angefangen hätten, dann wäre für den Rest kein Platz mehr gewesen. Das bedeutet, wenn wir unser Leben zuerst mit nichtigen Kleinigkeiten füllen, dann haben wir keinen Platz mehr für die wichtigen, die großen Dinge“.

Der Professor nickt bedächtig und antwortet dann „Das ist vollkommen richtig“, er greift unter den Tisch und holt einen großen Krug mit Bier hervor, er gießt es in das Glasgefäß und die Flüssigkeit bahnt sich ihren Weg zwischen Steinen, Kies und Sand hindurch, bis das Glas wirklich, endgültig voll ist.

„Und daraus lernen wir: Es ist immer noch Platz für ein gutes Bier!“

Werkzeuge

Weil die Geschichte eigentlich für sich selbst spricht, möchte ich mich zunächst den Werkzeugen zuwenden, wir kommen aber weiter unten auf sie zurück.

Auch bei Zeitplänen gibt es wieder Dutzende von Möglichkeiten, ich zeige euch nur meine Favoriten. Nur den ganz normalen Tabellenkalkulator habe ich erst einmal außen vor gelassen, weil den wohl jeder kennt.

Google Calendar

Google Kalender
Klick auf das Bild für eine größere Ansicht.

Eine Anwendung von Google, wie der Name schon sagt. Du kannst so viele Kalender anlegen, wie du möchtest, die dann in unterschiedlichen Farben gekennzeichnet werden. Außerdem kannst du dich kostenlos per E-Mail oder SMS erinnern lassen. Bei der Ansicht kannst du zwischen Tag, Woche, Monat, Benutzerdefiniert (bei mir 3 Tage) und Terminübersicht wählen.

Es liegt an dir zu entscheiden, ob dein Kalender privat ist, oder ob du ihn für bestimmte Leute, oder alle Menschen zugänglich machen möchtest. Des Weiteren gibt es Dutzende Kalender, die  du abonnieren kannst, z.B. einen mit den deutschen Feiertagen.

Der, meines Erachtens nach, größte Vorteil besteht aber, wie bei jeder Onlineanwendung, darin, dass du von jedem Computer auf deinen Kalender zugreifen kannst, solange er Internetzugang hat, ganz ohne ein Programm installieren zu müssen.

Rainlendar.net

RainlendarDiesen hübschen kleinen Desktop-Kalender habe ich schon bei den Todolisten vorgestellt. Er ist ganz besonders für das Eintragen von Terminen geeignet, nebenbei kannst du auch beliebig viele gesonderte Todoliste erstellen.

Es gibt Schlagworte, Prioritäten, Erinnerungen, Dutzende von Skins und sogar die Möglichkeit Kalender zu importieren. Das Programm ist kostenlos. Es hat viele Möglichkeiten die einzelnen Ereignisse zu markieren, Fortschrittsbalken anzuzeigen und hat mich rundum glücklich gemacht.

Klick auf das Bild um die Ansicht zu vergrößern.

Nur wenn du es mit einem anderen Kalender synchronisieren willst, musst du ein Addon kaufen. Allerdings ist dieses Addon noch nicht sehr ausgereift und unterstützt nur sehr wenige Formate, deshalb lohnt sich eine Anschaffung nicht.

Weekdate

WeekdateEigentlich ein ganz normaler Papierkalender, aber doch eine echte Innovation und von mir gerade frisch entdeckt. Wenn ich mal eben 35 $ + Versandkosten übrig hätte, dann hätte ich ihn mir auch schon längst bestellt. Das Besondere ist, dass du monatliche und wöchentliche Ereignisse, durch den ausgeklügelten Faltmechanismus, nur ein einziges Mal eintragen bzw. ändern musst. Ich hab mich sofort verliebt und würde mich für das grüne Cover entscheiden.

Papier

Ich benutze momentan einen ganz simplen Din-A5 Tages-Kalender von Herlitz, den ich für knapp drei Euro erstanden habe. Aber natürlich geht nichts über ein Moleskine 😉

Wo stehst du jetzt?

Als Erstes solltest du dir klar darüber werden, wie dein Wochenplan im Augenblick aussieht. In den meisten Zeitmanagementkursen wird dir an dieser Stelle nahe gelegt, dass du eine Woche (oder einen Monat) lang so weiter machen sollst wie bisher. Dabei sollst du dir minutiös aufschreiben, was du den ganzen Tag lang so tust. Das soll dir helfen herauszufinden, wo die ganze Zeit hinfließt, die dir zwischen den Fingern zerrinnt.

Für mich persönlich ist das gar nichts. Wenn ich meine Zeit in den Griff kriegen will, dann will ich das jetzt, nicht in einer Woche und auch nicht in zehn Tagen. Ich will jetzt damit anfangen etwas besser zu machen. Deshalb hab ich so ein Logbuch niemals durchgehalten und kann es nicht vorbehaltlos empfehlen. Aber weil es sicher eine gute Methode ist, um die ganzen Zeitdiebe herauszufinden, möchte ich es dir auch nicht vorenthalten. Probier es gerne aus und berichte uns ob und inwiefern es etwas genutzt hat.

Stundenpläne

Zur eigentlichen Zeitplanung benutze ich gerne Stundenpläne. Am liebsten genau dieselben Dinger, wie du sie früher auch in der Schule hattest, nur eben für den ganzen Tag und nicht nur für die ersten paar Stunden.

Als Hilfestellung habe ich dir einen Zeitplan erstellt:

Zeitplan als .ods Datei (für Open Office)

Zeitplan als .xls Datei (für MS Excel; ich habe die Datei mit Oo erstellt, sie sollte trotzdem funktionieren)

Lade die Dateien runter, indem du die Links mit der rechten Maustaste anklickst und „Ziel speichern unter“ wählst.

Auf der ersten Seite findest du eine grobe Übersicht, wo jeder Tag „nur“ in Stunden eingeteilt ist. Etwas weiter unten (auf der zweiten Seite) findest du einen Zeitplan, der in Viertel-Stunden eingeteilt ist, damit du auch mit dem „Sand“ fertig werden kannst (siehe unten).

Ich finde es immer vorteilhaft, wenn ein Zeitplan auf eine Din-A4 Seite passt, damit ich sie ausdrucken und aufhängen, oder in meinen Terminkalender legen kann. Das ist bei der ausführlichen Variante – so wie ich sie hier zum Download anbiete – nicht gegeben. Deshalb mein Tipp: Lösche die erste oder die letzte Stunde des Plans, je nach dem was für einen Tagesrhythmus du hast, und wie du ihn abspecken kannst (siehe unten).

Farben

Ich benutze gerne Farben, um ähnliche Dinge oder Gruppen zu kennzeichnen. Dadurch sehe ich auf einen Blick, was für Dinge an einem bestimmten Tag anstehen. Das ist der praktische Grund, der viel einfachere Grund ist: Es macht mir Spaß 😉 Fühl dich also frei – egal welches Werkzeug du nun benutzt – Farben zu verwenden, wenn du deinen Plan füllst.

Den Plan füllen

Jetzt hast du dir also ein entsprechendes Werkzeug gewählt, und wir können anfangen deinen Plan zu füllen. Wie oben in der Geschichte angedacht, werden wir mit den großen, wichtigen Dingen beginnen und uns langsam zu den Kleinigkeiten vorarbeiten.

Die Steine

Steine sind alle die Dinge, die viel Zeit am Stück benötigen, oder die zu ganz bestimmten Zeitpunkten erledigt werden müssen. Zum Beispiel  deine Arbeit, Essen, Schlafen, Arztbesuche, Kinder zum Kindergarten fahren, Einkaufen, …
Mach dir klar, welche Dinge am meisten Zeit verbrauchen, was am wichtigsten und was vielleicht überflüssig ist. Dann überleg dir, wie viel Zeit du explizit dafür brauchst. Anschließend trage diese „Steine“ in deinen Stundenplan ein.

Pausen und Puffer

Bevor wir überhaupt zu den Kieselsteinen kommen, möchte ich, dass du dir über zwei Dinge Gedanken machst: Pausen und Puffer.

1. Pausen sind absolut notwendig!

Es ist unmöglich, fünf Stunden am Stück zu lernen, oder drei Stunden ohne Pause den Garten umzugraben, zumindest dann nicht, wenn du effektiv arbeiten möchtest. Deshalb solltest du Pausen in deinen Stundenplan einbinden. Ganz besonders in die großen Blöcke, aber auch zwischen die einzelnen Aktivitäten. Je nach Tätigkeit reichen da ein paar Minuten, wenn es etwas extrem Anstrengendes ist, kannst du auch schon mal mit einer halben oder sogar einer ganzen Stunde rechnen.

2. Puffer sind absolut notwendig!

Es ist unmöglich, alles zu planen. Wenn du gerade gut am Schreiben bist, ruft deine Schwester an, weil sie sich von ihrem langjährigen Freund getrennt hat, dein Jüngster schlägt sich das Knie auf, oder der Postmann klingelt, vielleicht bekommst du auch nur Durst, musst auf die Toilette, oder stößt einen Aktenstapel um. Es kann so unglaublich viel schief gehen, oder dazwischen kommen, dass du dir für jede Tätigkeit einen kleinen Puffer einplanen solltest. Auch hier liegt es an dir zu entscheiden, wie groß der sein sollte. Für 2 Stunden Einkaufen brauchst du einen größeren Puffer als für zehn Minuten Staubwischen. Experimentiere ein wenig herum und du wirst schnell lernen, für welche Tätigkeiten du wie viel Puffer benötigst.

3. Pausen und Puffer füllen

Pausen zu füllen ist eine Sache. Wenn Schreiben eine Entspannung für dich ist (oder eine andere Sache, die dir Spaß macht und auf deiner Todoliste steht), dann kannst du sie in deine Pausen lose einplanen. Die Betonung liegt hier auf lose. Denn Pausen sind wirklich dazu da, um abzuschalten. Wenn du während der Pause merkst, dass dich Schreiben (oder Lesen oder sonst was) jetzt nicht entspannen würde, dann setz dich lieber auf einen Stuhl, starr in die Luft und tu gar nichts. Wenn es dich aber entspannt, dann sind Pausen eine ideale Stelle um eine Lücke zu finden und zu nutzen.

Puffer dagegen sind etwas heikler zu handhaben. Wenn du zum Beispiel deinen Puffer während deiner ersten Tätigkeit nicht gebraucht hast (sagen wir, das Einkaufen lief reibungslos), dann kann es sein, das während der nächsten Tätigkeit (z.B. Kochen) etwas so grundlegend schief läuft (vielleicht brennt dein Braten an, oder der Herd geht kaputt), dass du beide Puffer benötigst, um das auszugleichen. Deshalb ist es meistens eine gute Idee, Puffer bis zum Ende des Tages zu sparen, und sie dann am Stück für etwas anderes sinnvolles zu nutzen. „Meistens“ deshalb, weil manche Tätigkeiten zeitgebunden sind, und dir deshalb unter Umständen nichts anderes übrig bleibt, als den Puffer sofort für etwas Anderes zu nutzen.

Entspannung
Bild von Brendio.

Kieselsteine

Als nächstes Kommen die Dinge, die nicht ganz so viel Zeit in Anspruch nehmen, die maximal eine Stunde dauern und/oder wenigstens teilweise flexibel in ihrem Zeitpunkt sind. Mach es wie der Professor mit den Kieselsteinen, sieh zu, wo sie noch in deinen Plan hineinpassen.

Achte darauf, dass du auch für Kieselsteine Puffer und Pausen einplanen musst. Die Pausen müssen nicht unbedingt innerhalb des benötigten Zeitblocks liegen, sind aber manchmal davor oder danach sinnvoll.

Sand

Jetzt kommen noch die ganzen kleinen Dinge, die nur ein paar Minuten, maximal eine viertel Stunde brauchen, aber auch getan werden müssen. Kümmere dich an dieser Stelle darum, für sie einen Platz in deinem Stundenplan zu finden und überleg dir auch, was du davon vielleicht am Fließband erledigen kannst. Es kann sein, dass diese Tätigkeiten dadurch zu „Kieseln“ werden, gehe dann zurück zum letzten Schritt.

Wenn sie Sand bleiben, schieb sie überall dazwischen. Manche kannst du auch in Pausen machen. Ein gutes Beispiel: Wenn du geistige Arbeit verrichten musst, sagen wir, du lernst für eine Prüfung oder ein Vorstellungsgespräch und hast dafür einen Block von vier Stunden eingeplant. Dann werden darin auch einige Pausen vorkommen. Eine davon könntest du z.B. benutzen, um zum Briefkasten zu laufen. Das hätte den Vorteil, dass du dich in der Pause bewegst, Sauerstoff tankst, du wieder fitt wirst für die nächste Stunde lernen und außerdem einen weiteren Punkt deines Tagesplans abhaken kannst.

Wichtig: Benutze niemals Pufferzeiten um „Sand“ zu erledigen. Es sei denn, du hast am Ende vom Tag noch Pufferzeit übrig (siehe oben).

Bier

Bier steht für optionale Dinge. Das können Sachen sein, die du erledigst, falls du am Ende vom Tag noch Puffer übrig hast. Bier kann aber genau so gut für etwas stehen, was dich unheimlich entspannt. Das kann ein heißes Bad am Abend sein, ein Treffen mit Freunden, ein Telefonat, ein Film oder ein gutes Buch.

Am besten ist, wenn es für Dinge steht, die nur ein paar Minuten dauern, auch wenn die meistens nicht ganz so entspannend ist. Wenn sie länger sind, dann ist es wichtig, dass sie wirklich optional sind, also das, wenn sie doch ausfallen, es zwar schade ist, aber nicht gleich die Welt untergeht.

Und noch mehr Bier

Natürlich ist es – gerade in einem vollen Zeitplan – wichtig, dass du dich auch einmal entspannst. Dafür hast du schon ein paar Pausen eingeplant und Puffer eingebaut. Aber du solltest auch ein paar „Steine“ (also große Zeitblöcke) einplanen, für Dinge, die dir einfach nur Spaß machen und dich entspannen. Denn du hast nur ein Leben, und wenn du nicht dafür sorgst, dass du ein wenig Spaß hast, dann kippst du irgendwann um, nur um festzustellen, was du verpasst hast.

Korrekturen

Wie ich ja oben schon erwähnt habe, wird in den meisten Anleitungen zum Zeitmanagement angeraten, erst mal zu gucken, wofür die Zeit drauf geht. Ich selbst mache es gerne so, dass ich gleich mit dem neuen Plan beginne. Dadurch lauf ich natürlich auch gegen ein paar extra Wände, indem ich erst herausfinden muss, wie viel Zeit ich wirklich für die Dinge brauche.

Häufig sieht mein erster Plan dann so aus, dass der Tag – realistisch betrachtet – etwa 72 Stunden bräuchte, damit ich alles geschafft bekomme. Deshalb machst du am besten einen festen Termin mit dir selbst, einen Stein, einmal in der Woche (meinetwegen Sonntag nachmittags), an dem du dich hinsetzt und deinen Zeitplan der vergangenen Woche auf die Probe stellst: Was hat geklappt? Was ging in die Hose? Wie kannst du es nächste Woche besser machen?

Im selben Atemzug hast du dann auch Zeit, deinen Stundenplan für die nächste Woche zu entwickeln. Weil du ja nicht jeden Dienstag zum Zahnarzt rennst, ist das jedes Mal wieder eine kleine Herausforderung, aber es wird leichter.

Abspecken durch Gewohnheit

Zeitpläne sind, wenn du sie in dieser Form benutzt, selbst sehr zeitaufwändig. Deshalb gibt es eine ganz einfache Methode sie abzuspecken: Mach sie dir zur Gewohnheit.

Ich meine das so: Du gewöhnst dir an, jeden Morgen zwanzig Minuten Yoga zu machen, ein Hörbuch einzuschalten, einen Tee aufzuschütten, während dessen ein Brot zu schmieren und dann zu frühstücken. Dann brauchen all diese Dinge keinen Platz mehr in deinem Zeitplan zu finden. Diese Zeit kannst du einfach als „besetzt“ ausgrauen, durchstreichen, mit Blümchen verzieren, oder wie immer du willst markieren. Du musst nie wieder darüber nachdenken, was du während dieser Zeit tust, weil es eben eine angenehme Gewohnheit geworden ist.

Das ist auch dieselbe Methode, mit der es deine Nachbarin seit Neuestem geschafft hat fünfzehn Kilo abzunehmen und ihr Gewicht zu halten: Sie hat es sich zur Gewohnheit gemacht gesund zu essen und täglich Sport zu treiben – das kannst du auch.

Diskussion

Hast du einen Zeitplan? Wie gestaltest du ihn? Hast du einen Plan um deinen Plan zu erstellen? Hast du die Stein, Kiesel, Sand und Bier Methode ausprobiert? Hilft sie dir, findest du sie anschaulich? Machen dir Zeitpläne Spaß, oder kannst du gar nichts damit anfangen?

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