Todoliste – Zeitmanagement Teil 5

In diesem Teil der Zeitmanagement-Serie geht es um Ordnung, es geht um Listen und wie sie dir helfen können, den Dschungel zu bezwingen.

Beim Schreiben dieses Artikels ist mir aufgefallen, dass ich hiermit eigentlich meine ganz persönliche Interpretation der „Getting things done (GTD)“ Methode beschreibe.

Todoliste

Zu Deutsch: Zu-erledigen-Liste. Es hat sich aber eingebürgert, sie Todoliste zu nennen. Das möchte ich im restlichen Artikel so beibehalten, weil es sich einfacher aussprechen lässt. Eine Todoliste ist eine Auflistung all der Dinge, die du noch erledigen musst oder möchtest. Sie dient hauptsächlich dazu, deinen Kopf freizubekommen und dir eine Übersicht zu verschaffen.

Vollständigkeit

Bei einer Todoliste ist  es das Allerwichtigste, dass sie vollständig ist. Sie muss dir das Gefühl geben, dass wirklich alles draufsteht, und du dir keinen Kopf mehr machen musst, ob du nicht irgendetwas vergessen hast. Eine unvollständige Todoliste ist etwa so sinnlos und unbefriedigend, wie ein Puzzle bei dem ein paar Teile fehlen.

Das Medium

Todolisten gibt es in allen möglichen Formaten. Du kannst einen einfachen blanken Zettel oder leeren Block verwenden. Genauso gut kannst du eine Tabelle oder ein Textdokument auf deinem Computer verwenden. Es gibt auch zahlreiche Programme, die extra für Todolisten gemacht wurden und Dutzende von Online-Listen. Hier meine drei liebsten Methoden: eine Onlineanwendung, ein Desktopkalender und ein Stück Papier.

RememberTheMilk.com (RMT)

Das ist eine online Todoliste. Hier kannst du beliebig viele Listen anlegen, Fälligkeiten fest machen, Wiederholungen einrichten, Schlagworte vergeben, Prioritäten setzen. Der größte Vorteil aber ist, dass RMT mit allen möglichen Onlinediensten zusammenarbeitet. So kannst du dir die Liste in Gmail anzeigen lassen und sie von dort aus auch verändern. Du kannst dich über ICQ genauso erinnern lassen wie über Twitter oder Netvibes. Es gibt eine Extra-Ansicht für iPhones und Blackberrys sowie verschiedene Sprachen.

Die Anwendungsmöglichkeiten und Features sind so zahlreich, dass ich sie hier gar nicht alle aufzählen kann. Anschauen lohnt sich.

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Rainlendar.net

Das ist ein hübscher kleiner Desktop-Kalender. Der dir nicht nur das Eintragen von Terminen erlaubt, sondern in dem du auch beliebig viele gesonderte Todoliste erstellen kannst.

Es gibt Schlagworte, Prioritäten, Erinnerungen, Dutzende von Skins und sogar die Möglichkeit Kalender zu importieren. Das Programm ist umsonst. Er hat viele Möglichkeiten die einzelnen Ereignisse zu markieren, Fortschrittsbalken anzuzeigen und hat mich rundum glücklich gemacht.

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Nur wenn du es mit einem anderen Kalender synchronisieren willst, musst du ein Addon kaufen. Allerdings ist dieses Addon noch nicht sehr ausgereift und unterstützt nur sehr wenige Formate, deshalb lohnt sich eine Anschaffung nicht.

Papier

Mein absoluter Favorit ist aber immer noch Papier. Auch wenn ich aus umwelttechnischen Gründen versuche davon wegzukommen. Ich liebe es Listen auf Papier zu schreiben, Dinge einzukringeln, bunt zu markieren und aktiv auszustreichen. Auch wenn ich nach einer Weile alles neu schreiben muss, und mich dann meistens drüber ärgere.

Die Durchführung

Setz dich also hin und mach eine Liste mit allem was du noch zu erledigen hast. Damit meine ich wirklich alles, völlig unreflektiert. Du kannst direkt eine Liste machen, oder mit einer Mindmap anfangen. Hauptsache die Liste ist – wie oben bereits erwähnt – vollständig.

Ordnung schaffen

Jetzt nimmst du dir ein neues Blatt, oder benutzt Schlagworte und sortierst die einzelnen Punkte. Du kannst sie auf verschiedene Arten sortieren. Ich bevorzuge folgende Methode:

Zunächst schreib zusammen, was thematisch zusammenpasst. Also das Wäsche waschen gehört zum Staubsaugen und Einkaufen, die Geburtstagsgeschenke gehören alle zusammen, der Besuch bei der Bank passt zu dem Termin beim Bürgeramt und dem Steuerberater, … Anschließend gruppiere die Dinge innerhalb der Themen nach Örtlichkeit. Staubsaugen und Spülen muss ich zu Hause, aber wenn ich keine Waschmaschine habe gehört das Wäsche waschen im Waschsalon zum Einkaufen.

Du musst selbst herausfinden, welche Sortierung für dich am meisten Sinn ergibt. Vielleicht möchtest du diesen Schritt auch überspringen, und lieber gleich nach Prioritäten sortieren.

Erreichbare Ziele setzen – doable Todoliste

Als Nächstes siehst du dir die einzelnen Punkte auf der Liste an und beantwortest dir ganz ehrlich die Frage: Kann ich das schaffen? Oder muss ich das aufteilen?

Bilder von pe_ma und bhlang.

Die Frage mag etwas merkwürdig klingen, aber stell dir vor „Blumen gießen“ steht zusammen mit „Ein Haus bauen“ auf deiner Todoliste. Blumen gießen schaffst du innerhalb von ein paar Minuten, aber ein Haus bauen, das ist eine so enorme Aufgabe, dass es jahrelang nicht von deiner Liste verschwinden würde. Deshalb kannst du nie einen Häkchen machen, das Erfolgserlebnis bleibt aus, die Motivation sinkt.

Finde solche „Monsterziele“ (bei GTD auch „Projekte“ genannt) und spalte sie in kleine, schaffbare Ziele auf. Zum Beispiel wird aus „Roman schreiben“ ganz schnell zu: Eine Grundidee finden, die mir gefällt, Charaktere entwickeln, Schneefocken-Methode anwenden, … Wenn du das geschafft hast, dann siehst du dir die einzelnen Punkte erneut an und spaltest sie – wenn nötig – weiter auf. Im Beispiel könntest du die Charaktererschaffung nach den einzelnen Punkten aufspalten, genau so wie die Schneeflocken-Methode. Das Aufspalten wiederholst du so lange, bis dir die kleinen Ziele so schaffbar erscheinen, wie Blumen gießen.

Und schon ist jeder einzelne Punkt nur noch wenige Minuten, oder höchstens ein paar Stunden lang.

Tipp: Markiere Ziele, die zu einem Projekt gehören, als zusammengehörig. Auf Papier zum Beispiel, indem du einen Kasten drum herum machst.

Lebensliste VS Todoliste

Nun hast du wahrscheinlich eine endlos lange Liste mit ein paar sortierten Zielen. Aber dir wird wohl schon beim ersten Hinschauen klar sein, das kannst du nicht alles auf einmal schaffen. Jetzt musst du dir also überlegen, welche Dinge wichtig sind und was du auf später verschieben kannst.

Die Liste, die du bisher hast, nennen wir ab jetzt (nur um dem Kind einen Namen zu geben) Lebensliste. Einfach weil alles draufsteht, was du jetzt oder später in deinem Leben noch tun möchtest. Was du aber brauchst, ist eine Todoliste, mit den nächsten notwendigen Schritten. Ich würde jetzt gerne sagen, diese Todoliste darf immer nur zehn Punkte enthalten. Fakt ist, je nachdem wie voll dein Tag ist, nehmen schon die Dinge, die du täglich – oder wiederholt – tun musst (Wäsche waschen, einkaufen, Kinder von der Schule abholen, …) so viel Platz ein.

Deshalb musst du selbst eine Zahl finden, die zu deinem Leben passt. Wir nennen sie kurz Maximalzahl. Diese Zahl sollte so groß sein, dass du alle Dinge, die du an einem Tag schaffen musst – oder möchtest – auf die Liste passen. Sie sollte aber auch klein genug sein, damit die Dinge machbar bleiben. Du kannst zwar zweitausend als Maximalzahl wählen, aber damit verurteilst du dich von Anfang an zum Scheitern.

Erstelle jetzt also eine leere Liste, in der noch nichts drin steht, außer – untereinander – die Zahlen von 1 bis hin zu deiner Maximalzahl. Natürlich kannst du die Maximalzahl noch anpassen, wenn du merkst, dass du nicht mehr als 12 Sachen am Tag schaffst, oder dass du auf jeden Fall mehr als 15 brauchst. Aber wenn du dich einmal eingependelt hast, solltest du versuchen strikt nicht mehr und nicht weniger Punkte auf deine Todoliste zu schreiben. Das bedeutet, immer (bzw. einmal täglich/wöchentlich) wenn du einen Punkt abhakst, rutscht ein Punkt von deiner Lebensliste auf deine Todoliste.

Prioritäten setzen

Jetzt kommt das, was mir immer am meisten Spaß macht und am besten auf Papier funktioniert. Wenn du bisher ein Computerprogramm benutzt hast, hilft es dir vielleicht für diesen Schritt, deine Liste auszudrucken.

1. Alle Ziele und Projekte, die du täglich erledigen musst, kennzeichnest du mit einer kleinen Uhr (oder einem Kringel, oder was immer dir gefällt) . Diese Punkte kommen auf jeden Fall immer auf deine Todoliste. Wenn du möchtest, kannst du auch eine separate Todoliste hierfür erstellen. Ganz wie es dir beliebt.

2. Jedes andere Ziel und Projekt bekommt eine Zahl von 1 bis 10 zugewiesen, dabei steht 1 für: Nebensache und 10 für: Lebenswichtig. Achte darauf, dass du Projekte im Ganzen bewertest und nicht die einzelnen Projekt-Ziele.

Wenn du fertig bist, kannst du – wenn du möchtest – die Liste neu schreiben, diesmal in der Reihenfolge der Prioritäten.

Bild von hockadilly.

Was kommt auf die Todoliste?

Um herauszufinden welche Dinge auf diese Todoliste gehören hast du gerade Prioritäten gesetzt. Außerdem weißt du, wie lange deine Todoliste sein darf.

Jetzt schreibst du die wichtigsten 10 Dinge (oder was auch immer deine Maximalzahl ist) auf deine Todoliste. Vergiss dabei nicht, dass die Sachen, die du täglich erledigen musst, auch auf die Liste müssen – es sei denn, du hast dafür eine separate Liste.

Wichtig: Schreib bei den Projekten nicht die Bezeichnung des gesamten Projekts auf, sondern das erste Ziel. Um zu wissen, wofür du das machst, kannst du das Projekt in Klammern dahinter schreiben. Zum Beispiel: Grundidee ausarbeiten (Romanprojekt).

Ausführung und Disziplin

Alles, was jetzt noch zu tun bleibt, ist die Dinge von deiner Todoliste abzuarbeiten. Dazu kannst du alle Punkte, die bisher schon in der Serie zum Zeitmanagement vorgekommen sind, verwenden: Motivation, Fließbandarbeit, Multitasking und Singletasking. Natürlich brauchst du dafür eine Menge Disziplin. Aber weil du bei der Erstellung der Todoliste darauf geachtet hast dir schaffbare Ziele zu setzen und sie nach Prioritäten zu ordnen, hast du zumindest schon einmal gute Voraussetzungen geschaffen.

Manche Leute kontrollieren und ändern ihre Todoliste täglich. Je nach Beruf ist das auch sicher ratsam. Wenn dir das zu viel ist, solltest du sie auf jeden Fall einmal in der Woche auf den neusten Stand bringen. Außerdem ist es auch wichtig von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob sich deine Prioritäten geändert haben und inwiefern Projekte überflüssig geworden, oder Neue dazu gekommen sind. Das sollte vielleicht alle drei Monate, sicher aber zwei Mal im Jahr passieren. Wichtig ist auch, dass du daran denkst, dass auch das Erstellen und Korrigieren einer Todoliste Zeit kostet.

Diskussion

Hast du schon einmal Todolisten benutzt? Helfen sie dir weiter? Wie sehen deine Todolisten aus, wie erstellst du sie? Hast du zu der Methode noch etwas hinzuzufügen? Findest du sie zu kompliziert oder gerade richtig?

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